業務改善で、よくあるご相談があります。
それは「 どこから進めたらいいですか？ 」というものです。
ですので、今回は業務改善の進め方を４ステップで説明したいと思います。
その前に、そもそも業務改善の必要性って何でしょうか。
昨今、保育園では多機能化が進み、業務量が多すぎて、新しいことをしようと思っても、なかなか取り組めないといったお声を聞きます。
また、退職理由においても、人間関係が主な理由なのですが、その背景として「業務量が多すぎて余裕がなく、コミュニケーションが上手くいっていない」ということがあります。
こういった背景もあり、業務改善の必要性が高まっているのです。
➊業務改善で大事なのは「 課題認識 」
よその園で成功したからとマネしたけど、うちでは上手くいかなったという場合、
その原因のほとんどは「課題」が違うから。
園によって抱えてる課題はそれぞれ。課題が違うのに、同じ方法で上手くいくケースは稀です。
また、いきなり「なぜなぜ分析」をせずに、きちんと課題を特定することが大事です。
❷課題が出てきたら「 原因分析 」
課題が出てきたら、分解しましょう。大きすぎる課題は、絞り込むことも大事です。
そして、分解した課題ごとに、なぜそうなるのか？どこが悪いのか？といった具合に、深掘りしていきましょう。
なぜ？を繰り返し、表面的な原因ではなく、「本当の原因」を突き詰めましょう。
パッと出てくる原因は、表面的なことが多いです。
❸原因が分かったら「 解決策 」
原因がいくつか出てきたら、自分たちでコントロールできることに対して、解決策を考えていましょう。
例えば、書類が多いといったことは、コントロールできる範囲が小さく、インパクトの大きい解決策になりづらいです。その他、効果/難易度/時間/お金/の面から検討し、優先順位を決めていきましょう。
➍打ち手が決まったら「 現場への落とし込み 」
決めたことはきちんと実行しなければ、意味がありません。
そのため「誰が」・「何を」・「いつまでに」といったことを決めて、動かしていきましょう。
そして、進み具合を定期的に確認するために、見える化・共有化が重要になってきます。
2019年から働き方改革が始まり、年休5日取得、短時間勤務制度、長時間労働の抑制などが行われています。これらの対応している保育園さんも多いかと思いますが、保育現場の負担は本当に減りましたか。
成果が出ている保育園さんのほとんどは「業務改善」も行っています。
日々の保育が忙しいと、どうしても業務改善は「後回し」になりがちですが、保育現場を魅力ある働き方にするためには、その核となる部分とも言える「業務改善」を進めていくことが大事です。
是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか。
※とは言っても、ひとりで進めるのは大変ですよね。
初回無料相談がございますので、もしよろしければご活用ください。
